LAPORAN DAN USUL

Posted in | di 08.54

A. LAPORAN

1. Pengertian Laporan

Laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang/ suatu badan karena taggung jawab yang diberikan kepadanya.

2. Dasar-Dasar Laporan

a. Pemberi Laporan

Dapat berupa perseorangan/ badan, sebuah panitia yang ditugaskan untuk maksud tertentu.

b. Penerima Laporan

Seseorang atau instansi yang dianggap perlu untuk mengetahuinya.

c. Tujuan Laporan

Tergantung dari situasi yang ada antara pemberi laporan dan penerima laporan. Umumnya untuk mengatasi suatu masalah, mengambil keputusan yang lebih efektif, mengetahui kemajuan & perkembangan suatu masalah, mengadaan pengawasan dan perbaikan, menemukan teknik baru dan sebagainya.

3. Sifat Laporan

Laporan harus mengandung imajinasi, pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerima laporan itu. Susunan laporan harus disesuaikan dengan kondisi dan selera penerima laporan.

Laporan harus sempurna dan komplit. Tidak boleh ada yang diabaikan jika hal tersebut memang diperlukan. Tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang, mengandung prasangka atau memihak.

Laporan harus disajikan secara menarik. Laporan harus menarik perhatian penerima laporan yang biasanya selalu sibuk. Lapora menarik bukan karena penerima laporan memerlukannya, tapi karena nilainya bagi penerima laporan.

4. Macam-Macam Laporan

a. Laporan berbentuk formulir isian, biasanya bersifat rutin dan berbentuk angka-angka.

b. Laporan berbentuk surat, bentuknya tidak jauh berbeda dengan surat biasa, tetapi biasanya jauh lebih panjang dari surat biasa.

c. Laporan berbentuk memorandum, biasanya digunakan untuk laporan singkat dalan suatu organisasi, atau antara atasan dengan bawahan.

d. Laporan perkembangan dan laporan keadaan, laporan perkembangan bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha mencapai tujuan. Laporan keadaan bertujuan menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan dibuat.

e. Laporan berkala, dibuat dalam jangka waktu tertentu.

f. Laporan laboratoris, tujuannya menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan di lab. Unsur penting:

1) Halaman judul

2) Objek/ tujuan

3) Teori

4) Metode

5) Hasil yang dicapai dengan metode tersebut

6) Diskusi atas hasil

7) Kesimpulan

8) Apendiks

9) Data asli

g. Laporan formal dan semi formal, ciri laporan formal:

1) Ada halaman judul

2) Biasanya ada surat penyerahan

3) Ada daftar isi

4) Ada ikhtisar

5) Ada ppendahuluan

6) Ada kesimpulan & saran

7) Isi laporan

8) Nada resmi, gaya bersifat impersonal

9) Disertai tabel dan angka-angka bila perlu

10) Biasanya didokumentasikan secara khusus

5. Struktur Laporan Formal

a. Halaman Judul

Memuat topik laporan, penerima laporan, pembuat laporan, penanggalan laporan. Laporan yang bersifat rutin/ berkala tidak memerlukan halaman judul.

b. Surat Penyerahan

Berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah buku. Digunakan untuk menyampaikan ucapan terima kasih kepada badan/ perorangan yang telah memberi bantuan, menyatakan harapan tentang bermanfaatnya laporan pada masa mendatang.

c. Daftar Isi

Sama dengan daftar isi buku, memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan.

d. Ikhtisar dan Abstrak

Abstrak adalah bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam/ delapan baris, bertujuan menerangkan kepada pembaca aspek mana yang tercantum dalam sebuah uraian.

Ikhtisar adalah suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang singkat.

Perbedaannya adalah abstrak mengandung topik persoalan, sedangkan ikhtisar mengandung topik persoalan tujuan yang akan dicapai melalui topik tersebut.

e. Pendahuluan

Dibagi atas beberapa judul bawahan yang masing-masing dijelaskan lebih lanjut dalam satu/ dua alinea. Judul bawahan misalnya: Maksud dan Tujuan, Ruang Lingkup, Sumber Informasi dan sebagainya.

f. Isi Laporan

Menyangkut inti persoalan dan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan persoalan tersebut. Isi laporan dapat meliputi hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang dilaporkan, pencocokan fakta dengan data yang telah ada, semua masalah yang diperkirakan akan membantu/ menghambat pemecahan masalah, pembahasan mengenai pokok persoalan.

g. Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta, lebih banyak mempersoalkan hubungan logis. Saran merupakan langkah yang dapat diambil agar masalah dapat diatasi dengan baik.

h. Bagian Pelengkap

Apendiks (lampiran, foto, peta) dan bibiliografi bila laporan dikaitkan dengan analisa ilmiah yang mempergunakan bahan pustaka.

6. Bahasa Sebuah Laporan

Bahasa yang baik, jelas dan teratur.

7. Laporan Buku

Merupakan suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan/ perkuliahan di perguruan tinggi. Bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku yang diwajibkan serta meningkatkan kemampuan dalam memahami isi buku tersebut. Laporan buku tidak mengikuti aturan formal karena cukup bila terdiri dari bagian-bagian berikut: Judul, Pendahuluan, Isi Laporan, Kesimpulan dan Saran.

B. USUL

1. Pengertian Usul

Usul/ proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang/ badan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dengan maksud agar orang/ badan yang menerima usul itu dapat melakukan apa yang diharapkan dalam proposal tersebut.

2. Sifat dan Jenis Usul

Usul dibuat berdasarkan sesuatu yang belum ada. Penulis usul harus merangkaikannya sedemikian rupa sehingga dapat meyakinkan penerima usul. Usul dapat dibedakan berdasarkan bentuknya. Usul formal adalah usul yang memenuhi persyaratan bentuk tertentu. Usul semi formal dan non-formal merupakan variasi dari bentuk formal karena tidak memenuhi syarat tertentu.

3. Usul Non-Formal

Harus mengandung hal berikut:

a. Masalah

b. Saran Pemecahan

c. Permohonan

4. Usul Formal

Sekurang-kurangnya ada tiga bagian utama, yaitu Bagian Pelengkap Pendahuluan, Isi Usul, Bagian Pelengkap Penutup.

4.1 Bagian Pelengkap Pendahuluan

a. Surat Pengantar/ Memorandum Pengantar

Berisi alasan mengapa penulis menyampaikan usul itu dengan mengacu kepada surat, pertemuan, atau iklan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

b. Sampul dan Halaman Judul

Dicantumkan identifikasi jenis tulisan yaitu usul, judul usul, nomor pengenal, tanggal penyerahan, tanggal akhir penyelesaian tugas, tanggal usul itu tidak berlaku lagi.

c. Ikhtisar atau Abstrak

Menyampaikan intisari dari masalah dan cara pemecahannya.

d. Daftar Isi

Memuat rekapitulasi dari semua judul utama maupun bawahan yang ada dalam usul.

e. Penegasan Permohonan

Dapat dimasukkan ke dalam ikhtisar. Tapi bila usul cukup panjang, bagian ini lebih baik diberi tempat sendiri.

4.2 Isi Usul

a. Pembatasan Masalah

Tujuannya untuk memperlihatkan kepada penerima usul bahwa pembuat usul mengetahui dengan tepat masalah yang ada pada usul. Bagian ini mengandung batasan formal, penjelasan, kaitannya dengan situasi, kepentingan yang secara langsung akan diperoleh, bagaimana pertaliannya dengan persoalan lain.

b. Latar Belakang

Apa yang terjadi sekarang atau nanti tidak terlepas dari perkembagan atau sejarah masa lampau dan latar belakang/ kondisi sekitarnya.

c. Luas Lingkup

Manfaatnya penulis usul akan dapat melihat duduk persoalannya dengan jelas. Penerima usul akan lebih mudah melihat kebaikan dan kelemahannya.

d. Metodologi

Kerangka teoritis yang digunakan oleh penulis untuk menganalisa, mengerjakan/ mengatasi masalah yang dihadapi.

e. Fasilitas

Memiliki fasilitas sendiri akan lebih mengurangi biaya. Bagi yang tidak memiliki fasilitas sendiri dapat menggambarkan peggunaan fasilitas tertentu untuk melaksanakan tugasnya tanpa mengganggu pihak penerima usul.

f. Personalia

Menyertakan daftar susunan personalia dari pihak yang memberi usul.

g. Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan apa yang diperoleh dari pekerjaan itu. Kerugian/ hambatan apa yang akan dihadapi kelak.

h. Lama Waktu

Lama waktu pekerjaan itu akan diselesaikan

i. Biaya

Dirincikan berdasarkan pos pembiayaan.

j. Laporan

Memperkirakan tahap pelaporan kemajuan pekerjaan yang akan dikerjakan. Kapan akan diserahkan laporan terakhir sesudah pekerjaan diselesaikan.

4.3 Bagian Pelengkap Penutup

Berisi bahan kepustakaan, lampiran gambar, tabel dan sebagainya.